A organização das confraternizações de fim de ano deve começar com antecedência para garantir melhores opções de espaços, fornecedores e condições de contratação.
Segundo João Paulo Ugioni, fundador e CEO da Altus Eventos, o ideal é iniciar o planejamento entre 60 e 90 dias antes da data, especialmente para eventos realizados em dezembro, período de alta demanda no setor corporativo.
Levantamento da DataEventos aponta que outubro, novembro e dezembro concentram o maior volume de eventos corporativos, enquanto a antecedência média de contratação é de 41,9 dias.
Para Ugioni, deixar as decisões para as últimas semanas pode limitar as escolhas e obrigar as empresas a adaptar seus planos à disponibilidade do mercado.
O especialista destaca cinco cuidados para organizar confraternizações e outros encontros corporativos sem comprometer o orçamento ou a experiência dos participantes.
1. DEFINA O OBJETIVO DO EVENTO
Antes de escolher o espaço, é importante estabelecer se o encontro será voltado à integração das equipes, à celebração de resultados, ao reconhecimento de funcionários ou ao relacionamento com clientes.
Cada finalidade exige uma estrutura diferente e influencia a distribuição dos recursos disponíveis.
2. ANTECIPE A CONTRATAÇÃO
Começar a busca em setembro para eventos de dezembro amplia as possibilidades de escolha, principalmente para datas concorridas.
Quanto maior o número de convidados e a complexidade da programação, maior deve ser a antecedência.
3. AVALIE A ESTRUTURA ALÉM DA CAPACIDADE
A capacidade máxima informada pelo local não garante conforto quando são considerados palco, mobiliário, buffet e circulação.
Visitas técnicas devem avaliar também acessibilidade, estacionamento, climatização, banheiros e equipamentos audiovisuais. Internet, energia e suporte técnico precisam atender às necessidades reais da programação, com testes prévios para reduzir o risco de falhas.
4. COMPARE O CUSTO TOTAL
O valor da locação nem sempre representa o investimento necessário para realizar o evento. Som, iluminação, mobiliário, segurança, limpeza, alimentação, equipe técnica e horas extras podem ser cobrados separadamente.
Também é importante esclarecer os horários de montagem e desmontagem e as responsabilidades de cada fornecedor antes de fechar o contrato.
5. PLANEJE A EXPERIÊNCIA DOS CONVIDADOS
O deslocamento, a recepção, o credenciamento, a sinalização, as filas e o acesso à alimentação influenciam a percepção dos participantes.
Também é necessário prever alternativas para imprevistos, como atrasos de fornecedores, problemas técnicos e mudanças no número de convidados.
Para Ugioni, a experiência deve ser considerada desde a chegada até o encerramento do encontro. “Muitas vezes, o que torna um evento memorável não é um único grande elemento, mas uma sequência de experiências que funcionam bem”, afirma.
EVENTOS CORPORATIVOS GANHAM IMPORTÂNCIA ESTRATÉGICA
O planejamento também deve contemplar os resultados esperados. Indicadores como participação, satisfação, reuniões realizadas, contatos comerciais e adesão a treinamentos permitem avaliar o desempenho do evento de acordo com seus objetivos.
A organização antecipada ajuda as empresas a controlar custos, reduzir riscos operacionais e oferecer encontros alinhados às expectativas do público.
“O objetivo continua sendo celebrar. O planejamento existe justamente para que os convidados não percebam os problemas da operação”, conclui Ugioni.
Luis Orsolon
Jornalista formado pela PUC-SP, Editor do Portal Radar e da Radar Magazine. Há 17 anos na cobertura do setor de feiras e eventos.
