Em 23 de junho o Club Med Lake Paradise, localizado no interior de São Paulo, foi palco para o evento “Bastidores dos Eventos Híbridos e Virtuais”, realizado pela ALAGEV. A iniciativa apresentou os desafios e soluções direcionados à realização de eventos híbridos no setor de gestão de viagens e eventos corporativos. Gestores de eventos e agências de São Paulo participarão de forma presencial, enquanto todos os detalhes foram transmitidos pela TV Alagev, complementando os painéis de conteúdo. Mais de 1.600 pessoas acompanharam de maneira online o evento que contou com a transmissão do Grupo R1.
Mas mais que trazer conteúdo, o evento foi uma experiência técnica em ambiente real, com todos os cuidados, medidas de segurança e distanciamento social necessário. “Por mais que já tivéssemos comentado sobre nossos protocolos, feito um vídeo, nada melhor que mostrar na prática. A ideia de realizar este evento híbrido foi mostrar que existem novas formas de fazer um evento, mostrar que os eventos podem ser retomados de uma maneira mais breve”, explica Patricia Bonetti de Souza, Gerente de Vendas MICE do Club MED.
Ainda fechado para hóspedes durante a pandemia, o hotel (Village) foi aberto especialmente para este evento, em uma operação coordenada e detalhada nos mínimos detalhes através de reuniões internas entre os executivos das áreas que estiveram envolvidas. E tudo seguindo um rígido protocolo elaborado pelo Club MED em parceria com a empresa britânica Cristal International Standards. “Além de nos ajudar com os protocolos, a Cristal fará os treinamentos de todos os colaboradores junto com a gente. Para este evento utilizamos o protocolo global do Clube MED e contamos com o know how de já ter aberto cinco Villages na China após a pandemia. Ou seja, aprendemos quais foram os gargalos, o que deu certo, e onde teríamos que estar mais atentos ao realizarmos este evento”, conta Patricia.
Além da colaboração da Cristal e das soluções de higiene da ECOLAB, outro fator de segurança para os visitantes dos eventos e hóspedes será através de um novo cargo criado pelo empreendimento: “higienista”. “O executivo desta posição irá auditar e conferir tudo que o MED fará em relação de segurança e higiene, em todos os departamentos. Ela irá controlar para ver se tudo está sendo seguido. É um nível gerencial, que vem com uma bagagem e conhecimento para conseguir liderar”, aponta.
O evento
Os 20 convidados que estiveram presencialmente no Club MED Lake Paradise foram recepcionados com medição de temperatura, higienização e entrega de máscaras e realização de teste para COVID-19. Todos testaram negativo para COVID-19 e os convidados foram encaminhados ao almoço oferecido pelo Club Med em formato de buffet assistido. “No almoço contamos com todo o distanciamento social e mesas reservadas. No buffet assistido, o nosso staff que montou os pratos e serviram para o cliente. O cliente não tem contato nenhum, quebrando uma possível contaminação”, explica.
Na área de eventos, uma sala com capacidade de receber até 300 pessoas recebeu os 20 convidados. “Na parte da sala nós também mantivemos o distanciamento social, com todos sempre utilizando máscaras. Pensando no evento híbrido, optamos por não colocar o serviço dentro da sala para evitar barulho. Como a transmissão é online, colocamos ele no foyer, fora da sala. Nosso staff servia o café, contamos com produtos individualizados e sempre tinha uma pessoa de limpeza”, afirma Patricia.
Os frutos deste evento-teste já começaram a aparecer para o Clube MED, com clientes buscando datas e opções para realizarem seus eventos. E existem planos de realizar outros eventos-teste em outras unidades do MED. “Foi uma ação muito legal, onde todos os que participaram presencialmente estavam felizes e se sentindo seguros de estar com a gente. Acreditamos na retomada dos eventos e mostramos que estamos prontos”, finaliza a executiva.
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