POR ROBERTA NONIS
A Gestão Estratégica de Eventos ou SMM – Strategic Meetings Management, como é mais conhecida, é uma metodologia que proporciona a todos os profissionais de eventos obter otimização de tempo, recursos e melhores resultados, sejam em uma simples reunião corporativa ou em um grande evento como congressos e feiras.
Trata-se de uma abordagem disciplinada criada para gerenciar processos, atividades, métricas, padrões e estratégias de fornecedores com o objetivo de metas de negócios, redução de custos quantitativos, mitigação de riscos e níveis de serviço ideais.
Nos cursos de graduação e pós-graduação em eventos disponíveis no mercado este tema não faz parte da grade educacional, por isso, o que vejo no dia a dia são profissionais muito experientes e até mesmo graduados em eventos desconhecerem a metodologia.
Os pilares da Gestão Estratégica mudam conforme a ótica, ou seja, se você é promotor de feiras e congressos seus pilares serão diferentes dos expositores e patrocinadores do mesmo evento.
Para os Gestores Corporativos que, além de participarem como expositores e/ou patrocinadores de Feiras e Congressos, também promovem eventos proprietários para relacionamento com clientes, disseminação de conhecimento, lançamento de produtos ou treinamento de colaboradores, a gestão estratégica destes eventos terá pilares específicos.
Resumidamente a Gestão Estratégica de Eventos deve garantir que:
- Todos os eventos do ano estejam consolidados em uma única plataforma ou planilha onde o gestor tenha visibilidade do todo e acompanhe a progressão das etapas
- Distribuição equilibrada das atividades e/ou dos eventos a realizar entre os profissionais envolvidos
- SLA (Service Level Agreement) definido e respeitado para cada etapa do processo de produção (envio de briefing, aprovações internas etc.)
- Homologação de fornecedores utilizando a demanda total da empresa nas negociações para obter melhores tarifas
- Definição de metas e mensuração de resultados (apurar o ROI do evento, seja tangível ou intangível)
Em um momento em que os eventos MICE (Meeting Incentives Conferences & Exhibitions) se firmam como ferramentas essenciais na geração de negócios e renda, é fundamental que a gestão dos recursos investidos seja estratégica desde o processo de produção até a mensuração dos resultados (ROI de eventos).
O reconhecimento pelo trabalho do profissional de eventos é algo que habita o coração de todos nós, portanto é essencial fazermos a nossa parte nos informando e sendo proativos, transformando percepção em fatos e dados, driblando assim qualquer argumento que nos desmereça.
*Roberta Nonis é CEO da Evento Único Consultoria e especialista em gestão estratégica de eventos corporativos com mais de 35 ano de experiência.
