O aquecimento acelerado do mercado de encontros corporativos na capital paulista está redefinindo a forma como as empresas contratam locais para convenções, congressos e treinamentos.
Com uma agenda cada vez mais disputada — concentrada sobretudo no segundo semestre —, fatores tradicionais como valor de locação e endereço deixaram de ser soberanos nas negociações, dando lugar a exigências criteriosas de infraestrutura tecnológica e operação de bastidores.
Esse volume de encontros pressiona o calendário especialmente entre os meses de agosto e novembro, período de maior densidade de eventos do setor produtivo.
A alta demanda satura os principais espaços disponíveis e força os departamentos de marketing e RH a anteciparem as contratações para não ficarem sem opções adequadas.
De acordo com o João Paulo Ugioni, fundador e CEO da Altus Eventos — empresa especializada na gestão e locação de espaços corporativos na capital —, a busca tardia por locais costuma ser a origem dos maiores problemas de execução.
“Os eventos corporativos deixaram de ser apenas uma reunião presencial. Eles fazem parte da estratégia das empresas para fortalecer relacionamentos, lançar produtos e desenvolver equipes”, analisa o especialista.
“Quando a escolha considera apenas preço ou localização, problemas operacionais podem comprometer toda a experiência. Se a empresa inicia a busca poucas semanas antes, normalmente encontra menos opções e acaba abrindo mão de requisitos importantes para a operação”, completa.
FALHAS TÉCNICAS NOS BASTIDORES AMEAÇAM IMAGEM DAS MARCAS
Na avaliação do setor, um dos erros mais comuns das contratantes é focar a negociação no orçamento inicial e negligenciar o suporte logístico.
Falhas recorrentes em transmissões, queda de sinal de internet ou problemas de climatização durante uma palestra transferem imediatamente uma percepção negativa para o público convidado.
“É comum o organizador concentrar a análise no valor da locação e deixar questões como internet, suporte técnico e infraestrutura para um segundo momento”, pontua Ungioni.
“Quando aparecem falhas de áudio, conexão ou climatização, toda a experiência do participante é prejudicada. “O espaço precisa funcionar como um parceiro estratégico do evento”, completa.
Para mitigar riscos e evitar custos extras não previstos na assinatura do contrato, o executivo recomenda que o planejamento inclua um detalhamento rigoroso de aspectos operacionais antes do fechamento:
- Conectividade: Checar se a capacidade de internet suporta o pico de participantes conectados simultaneamente;
- Suporte presencial: Confirmar a presença de equipe técnica dedicada durante todo o período do evento;
- Logística e layout: Avaliar a flexibilidade do espaço e a estrutura para montagem e circulação de fornecedores;
- Conforto e segurança: Verificar laudos de acústica, climatização, acessibilidade e regras de uso;
- Clareza contratual: Mapear previamente quais serviços estão inclusos para evitar surpresas orçamentárias.
FOCO NA EXPERIÊNCIA DO CONTRATANTE AO PARTICIPANTE
A cobrança do mercado se estendeu também para a relação entre o espaço e a equipe organizadora.
Com estruturas enxutas, gestores corporativos têm priorizado locais que ofereçam canal único de atendimento e resolução rápida de imprevistos, reduzindo a sobrecarga da equipe interna durante a montagem e a execução.
A eficiência nos bastidores, segundo Ugioni, é o que garante que o objetivo central do evento seja atingido sem distrações.
“O cliente não quer apenas receber as chaves de um espaço. Ele precisa sentir que existe uma equipe acompanhando o evento e preparada para resolver as demandas que surgem antes, durante e depois da programação”, afirma o especialista.
“Quando a estrutura funciona bem, o público presta atenção no conteúdo. Quando existem falhas operacionais, elas acabam se tornando a principal lembrança do evento”, conclui.
