O aumento dos custos das viagens corporativas e a necessidade de concentrar participantes em destinos e horários específicos tornam o transporte aéreo um fator estratégico para o planejamento de congressos, feiras e viagens de incentivo.
A escolha entre voos comerciais e fretamento de aeronaves pode influenciar não apenas o orçamento, mas também a pontualidade e a execução da programação.
Segundo a previsão global de viagens corporativas para 2027, elaborada pela Global Business Travel Association (GBTA) em parceria com a ALTOUR, as tarifas aéreas médias globais devem subir 4,7% em 2026. O custo diário por participante em reuniões também tem previsão de alta de aproximadamente 3%, chegando a US$ 263.
Para organizadores de eventos, os valores reforçam a necessidade de avaliar o custo completo do deslocamento.
Além das passagens, a conta pode incluir traslados, bagagens, hospedagem adicional e equipes responsáveis pela coordenação de chegadas em diferentes horários.
DISTRIBUIÇÃO DE PASSAGEIROS PODE AUMENTAR A COMPLEXIDADE LOGÍSTICA
A disponibilidade de voos comerciais nem sempre corresponde às necessidades de uma programação corporativa.
Quando não há assentos suficientes em um único serviço ou os horários de chegada são incompatíveis com a agenda, os participantes podem precisar viajar separadamente, aumentando a complexidade da operação.
Um caso relatado pela empresa de fretamento aéreo Chapman Freeborn ilustra esse cenário.
Durante a organização de uma viagem de incentivo para 130 pessoas entre Londres, no Reino Unido, e Dubrovnik, na Croácia, os voos regulares disponíveis não atendiam aos horários previstos para as atividades no resort.
A solução foi organizar dois voos fretados, com partidas em terminais privados de Londres e horários definidos de acordo com as necessidades do grupo. As duas aeronaves partiram pontualmente, permitindo que a programação começasse conforme o planejado.
O episódio exemplifica uma questão relevante para o setor de eventos: quando a chegada dos participantes está diretamente ligada ao início de uma atividade, atrasos e cancelamentos podem comprometer compromissos, exigir alterações nos traslados e gerar despesas adicionais.
FRETAMENTO NÃO SIGNIFICA NECESSARIAMENTE MENOR CUSTO
A contratação de uma aeronave exclusiva não é, por si só, garantia de economia. A viabilidade depende da quantidade de passageiros, das cidades de origem, da rota, da disponibilidade de voos regulares e das características da operação.
Um grupo que parte de uma única cidade, por exemplo, apresenta necessidades diferentes de outro cujos integrantes estão distribuídos por várias localidades.
Neste último caso, a organização pode precisar coordenar múltiplos embarques, conexões e traslados, além de considerar possíveis pernoites.
De acordo com Andy Hutchinson, diretor de fretamento de passageiros para o Reino Unido da Chapman Freeborn, a comparação deve levar em conta toda a operação, e não apenas o preço individual das passagens.
O fretamento pode ser considerado quando há passageiros suficientes para ocupar uma aeronave adequada e quando o controle dos horários, dos aeroportos e do itinerário representa uma vantagem operacional. Em viagens de incentivo, a possibilidade de manter os participantes juntos também permite incorporar elementos personalizados à experiência, inclusive durante o voo.
HORÁRIOS DO EVENTO DEVEM ORIENTAR A ESCOLHA DO AEROPORTO
O planejamento do transporte aéreo começa pela definição dos horários da programação. Se uma atividade tem início às 18h e o deslocamento terrestre até o local dura uma hora, por exemplo, o organizador pode estabelecer a chegada ao destino às 16h30, reservando um intervalo para imprevistos.
Essa programação ajuda a determinar o horário-limite de pouso e a identificar aeroportos adequados.
A escolha não depende apenas da distância até o local do evento: horários de funcionamento, disponibilidade de slots, condições operacionais e opções de transporte terrestre também precisam ser considerados.
O tipo de carga transportada é outro fator relevante. Equipamentos audiovisuais, materiais de exposição, artigos esportivos e bagagens especiais podem influenciar a seleção da aeronave e a capacidade disponível para passageiros e volumes.
Mesmo com horários planejados especificamente para o grupo, voos fretados continuam sujeitos a condições meteorológicas, restrições do tráfego aéreo e limitações operacionais.
Por isso, a antecedência na contratação é importante para ampliar as alternativas disponíveis e preparar planos de contingência.
Para o mercado MICE, a definição do transporte deve integrar o planejamento geral do evento.
A análise conjunta de tarifas, capacidade, horários e custos terrestres permite identificar a solução mais adequada para cada grupo, sem presumir que o fretamento seja sempre superior aos voos comerciais.
Luis Orsolon
Jornalista formado pela PUC-SP, Editor do Portal Radar e da Radar Magazine. Há 17 anos na cobertura do setor de feiras e eventos.
