Data ideal… Quando eu devo organizar o meu evento?
Sempre me via envolvido com esta pergunta quando organizava Feiras de Negócios aqui no Brasil. É uma pergunta tinhosa pois existem diversas visões para a mesma pergunta….
Visão do Organizador…
Idealmente em uma época que eu já não tenha outro evento agendado para poder obter sinergias de custo e alocação de pessoas. Começando em uma 3ª feira e indo até sexta.
Visão do Expositor…
Não no final do mês pois estamos em fechamento, nada próximo a feriados ou períodos de férias. Com horário alongado para que eu consiga gerar muitos negócios durante o evento
Visão do Visitante
Nunca próximo de outros eventos que eu frequento nem junto com eventos internos da empresa que eu trabalho. Começando bem cedo ou no final de tarde para poder otimizar a minha agenda ao máximo. E que o estacionamento custe bem barato.
Visão do dono do pavilhão
Tenho a data que você quiser em Janeiro e Dezembro. Tem também iniciando na 4ª feira de cinzas ao meio dia. Nessa ai consigo um desconto para você! Nas outras datas tá complicado!
Visão da Associação parceira
Não pode colidir com os eventos internacionais do setor, tem aquele da Alemanha , depois o dos USA, dai vem o da Europa e nós então podemos nos encaixar logo depois….
Óbvio que eu “ forcei nas tintas” nas diversas visões que menciono acima….
Mas não foge muito disso não, rsrs!
Mas deu para perceber que encontrar uma DATA IDEAL para estes CINCO stakeholders envolvidos em uma feira de negócios é uma equação dificílima de resolver. Sem contar que existem setores com uma taxa de inovação mais baixa e estes então pedem que os eventos sejam a cada dois anos, elevando a equação a N potencial pois dai você precisa encontrar uma data viável na mesma época do ano porém a cada dois anos ( existem feiras trienais e quadrienais também, ou estava achando que estava fácil ? )
Eu chego a afirmar que o calendário de feiras de negócio é algo muito pouco flexível do ponto de vista de novos eventos pois as datas relevantes quase sempre já estão ocupadas e reservadas. E pense que as feiras representam muitos setores da economia, sendo assim é fácil de pressupor que existe uma relação não balanceada entre oferta e demanda.
Os pavilhões que abrigam feiras são investimentos altos que tem retorno financeiro em provavelmente 50% do tempo disponível ( exclui Finais de semana; feriados, inicio e final de ano nesta conta) A demanda por datas “ comerciais” é alta. Como resolver esta equação? Mais pavilhões?…existe demanda? Ainda mais neste momento pós covid…. A conferir….
Usar estruturas temporárias? Como oferecer infra estrutura decente? Custa caro…..
Fazer em outra cidade? OK mas o meu publico alvo vai gostar desta decisão? Difícil….
Fazer evento menores em locais alternativos? OK mas sempre vai ter uma reclamação….
Fazer o evento em época de “baixa estação” (Dezembro por exemplo)? Alguém vai?…..
Outro ponto fundamental é que depois que você consegue uma data ideal , e de entender as visões dos CINCO stakeholders envolvidos, fica muito difícil você mudar de data. É mais ou menos como a grade dos programas de TV…Se eu te perguntar quando começa o Jornal Nacional quase todo mundo sabe! (20:30) Quando é a feira do setor X ? igual…já existe um padrão ( Mês tal…). Definir uma DATA IDEAL é um trabalho hercúleo que pouca gente reconhece e acredita que seja trabalhoso e complicado. E Viva o calendário gregoriano!
