Como maximizar a sua visita a uma feira internacional

POR ANTONIO MANUEL BRITO CEM, CMP

Primeira Questão: Por que razão as feiras são Únicas?

Em primeiro lugar porque é o único meio de marketing que permite utilizar na sua plenitude os nossos 5 sentidos, isto é, podemos, por exemplo, numa feira de estética ou de alimentação usar o olfato, ver os produtos, escutar apresentações, podemos tocar e manusear o produto, assim como, se o for o caso, degustar e utilizar assim o nosso paladar.

No entanto a principal razão deve-se à possibilidade única de permitir o FACE 2 FACE, isto é a capacidade de nos relacionarmos pessoalmente com os outros, colocar a oferta e a procura frente a frente, de estabelecer laços de relacionamento, discutir ideias e sobretudo incrementar o processo de “networking”.

Segundo a conceituada revista “Harvard Business Review” num estudo recente , concluiu que “95% dos CEO inquiridos a nível mundial afirmaram que as reuniões Face to Face são o fator chave no momento de criar relações a longo prazo e que tem um elevado impacto na comunicação pessoal”.

Este é sem dúvida o segredo de o porque as feiras são oportunidades únicas para realizar negócios e estabelecer relações duradouras.

O que nos motiva a visitar uma feira

Para além de pretendermos relacionarmos com o nosso semelhante e assim gerar oportunidades de negócio, existem outros motivos porque é importante visitar uma feira, como:

• Obter informação sobre novidades, as feiras permitem assistir ao “vivo e a cores” às demonstrações e apresentação de novos produtos e/ou serviços;
• Pré selecionar as empresas que nos interessam e realizar negócios “cara a cara” com o vendedor;
• Validar as características dos produtos ou serviços antes da compra;
• Facilitar a comparações de preços;
• Elevar o nosso conhecimento porque proporciona a possibilidade de assistir a workshops, seminários, que são óptimas fontes de informação sobre as tendências e a evolução do sector;
• Gerar oportunidades de negócio e estimulam novas ideias;
• Oferecer a informação para avaliar as possibilidades de uma futura participação como expositor.

Mas sobretudo permitem-nos encontrar “Soluções para a nossa necessidade.”

No entanto, e para que a nossa visita tenha sucesso, é necessário planejar antecipadamente e estabelecer um objetivo prévio.

Todos sabemos que o tempo utilizado fora do nossa empresa  é precioso, para mais na actualidade, o nosso tempo deve ser aproveitado do melhor modo possível. Honoré Balzac dizia que “o tempo é o único capital de quem só possui a fortuna da sua inteligência”.

Uma das melhores formas de aproveitar o nosso tempo é sem dúvida na visita a uma feira, desde que saibamos organizar a nossa visita obtendo o retorno desejado.

Assim, um dos primeiros aspectos a considerar é definir um objectivo, claro e específico: Compras? Conhecer novidades? Soluções para o meu problema? Seja qual for, defina-o de forma SMART.

Seja específico, mensurável, atingível, realista e num tempo definido, só assim poderá avaliar o retorno do tempo investido e os negócios gerados.

Definido o objetivo, devemos planejar a visita a uma determinada feira, sendo o próximo passo:

1. Seleccionar a melhor feira que se adequa aos seus objectivos. Verifique os calendários. Pesquise na internet, existem diversos portais que fornecem informações sobre feiras a nível mundial. Verifique o perfil do expositor e do visitante, os sectores de exposição, etc.

Após uma primeira pesquisa contacte o organizador, a maior parte dos promotores tem sites disponíveis que lhe podem fornecer toda a informação que necessita. Existem organizadores que desenvolvem Programas de Hosted Buyers que lhe poderão proporcionar uma elevada rentabilidade desde que se enquadre no perfil da candidatura do visitante pretendido.

Cruze a informação disponível com alguém que já tenha estado presente. Por vezes não são as feiras de maior dimensão as mais interessantes. Existe hoje em dia o conceito de Microfeira, evento muito especializado e profissionalizado nos subsectores onde poderá encontrar a “solução para o seu problema” e assim corresponder ao seu objectivo.

2. Registe-se antecipadamente

Seleccionada a feira, proceda ao seu pré-registo como visitante profissional. A maioria dos certames disponibilizam esta funcionalidade, irá permitir-lhe poupar tempo e dinheiro, pois evitará filas e aborrecimentos à entrada da feira e provavelmente se o evento tiver custos de entrada, o mesmo pode ser reduzido ou não ter qualquer custo.

Além disso, estando pré-registado poderá ter acesso antecipado a outras informações sobre o evento, ofertas, programas educacionais, agendamento de reuniões, condições especiais de alojamento, eventos sociais de networking, etc.

3. Pre-seleccione e defina “quem quero ver” e “quem devo ver”

A partir do momento que esteja pré-registado, ou caso esta funcionalidade não esteja activa, peça informação ao organizador sobre os expositores presentes ou aceda à informação online para seleccionar os expositores que pretende visitar.

Em função do perfil de cada empresa presente e de acordo com o seu objectivo e interesse particular, seleccione aqueles que “obrigatoriamente” “quer ver” para gerar negócios e os que “deve ver” para obter ideias, experiências, etc.

Procure mais informação e pesquise sobre as empresas “que quer ver”. Veja se proporcionam experiências, demonstrações de produtos, etc. Muitas empresas oferecem sessões educativas, formação que pode ser importante para a sua actividade ou até eventos sociais que lhe permitirão estimular o networking.

4. Solicite Reuniões, tome a iniciativa

Após a pré-selecção das empresas que lhe interessa solicite reuniões com os responsáveis, pois permitir-lhe-á falar com quem pretende e, por outro lado, a empresa também poderá preparar-se convenientemente para lhe oferecer as melhores soluções.

Além disso, é usual as empresas participantes enviar informação e convites para ações durante a feira, para quem está pré-registado. Aproveite estes dados para avaliar o seu interesse e agendar reuniões e estabelecer contatos.

5. Organize a sua visite e desenvolva um roteiro

Defina o tempo que pretende em cada reunião, isso vai permitir que você gerencie a sua visita e crie uma agenda antecipadamente.

Consulte a planta da feira e identifique a localização dos expositores que pretendam visitar por ordem da sua agenda e desenvolva um roteiro.

6. Reserve a sua viagem e alojamento com antecedência

Se for visitar uma feira no estrangeiro e necessita de viajar de avião reserve com antecedência, quanto mais cedo reservar mais económico será, garantindo um melhor preço e disponibilidade.

Os organizadores vão te facilitar informações sobre a viagem e Hotéis recomendados, compare com os valores obtidos e reserve o que mais se adequar às suas necessidades e orçamento.

 Por vezes o organizador disponibiliza transporte do aeroporto e dos hotéis oficiais de proximidade. Considere esta situação quando reservar o hotel pois um hotel mais económico mas longe da feira pode ficar mais oneroso se tiver que acrescentar os custos de transporte, assim como não lhe permitirá descansar se tiver necessidade de recarregar baterias.

Procure também obter todas as informações turísticas sobre a cidade onde se realiza o evento, poderá conhecer a envolvente da feira e disfrutar de alguns momentos de lazer.

7. Dia D – On Site

Chegado o dia da feira tome um pequeno-almoço energético e nutritivo pois irá caminhar durante horas no evento.

Vista roupa e sapatos confortáveis, reveja o seu plano e agenda, prepare a sua pasta de trabalho, não se esqueça dos cartões de visita, material sobre a sua empresa, bloco de notas, telemóvel, portátil, pen, máquina fotográfica, etc.

No entanto, lembre-se que irá caminhar quilômetros durante horas, interagir com pessoas e recolher informações, por isso tenha atenção ao que transporta pois seguramente trará o dobro do que leva, utilize um trolley bag pois facilitar-lhe-á os movimentos e irá aliviá-lo do peso nas mãos.

Tente chegar 15/30 minutos mais cedo para evitar filas e confusões de entrada para obter a sua credencial, catálogo, plantas, directório e outras informações.

Antes de iniciar as reuniões pré-agendadas faça uma visita incógnito, ambiente-se, detecte novidades, localize e identifique as empresas que “quer ver” e “deve ver”, deste modo poderá apreciar os produtos ou serviços sem pressão, identificar oportunidades, rever prioridades e “absorver” informação que lhe pode ser útil mais tarde.

Após estar familiarizado com o evento, descanse um pouco, beba água ou um café, tome notas, faça um registo sobre o que mais importante observou na visita incógnito e retome a visita.

Inicie as reuniões pré-agendadas, apresente-se cordialmente e não se esqueça dos seus cartões-de-visita, esteja preparado para fazer perguntas difíceis aos expositores, será a forma de verificar se os produtos apresentados se adequam às suas necessidades.

Identifique os responsáveis da empresa, verifique quais são as características e os pontos fortes da empresa e os mercados que ela atende, verifique questões logísticas, informe-se sobre os níveis de preços praticados.

Disponibilize os seus dados, solicite o envio de informações complementares para o seu escritório, agende reuniões pós-feira e evite conversas sem interesse, o seu tempo é precioso e o seu objectivo é encontrar a melhor solução para as suas necessidades.

Procure também oportunidades de networking, muitas empresas e o próprio organizador realizam recepções, apresentações dentro e fora da feira, participe, estabeleça contatos com todos os stakeholders e leaders, obtenha cartões-de-visita e incremente a sua rede de contatos.

Aproveite o final do dia para visitar as empresas que “deve ver”, normalmente é mais tranquilo e existe mais disponibilidade para relacionamento sem necessidade de agendamento prévio.

Saia da feira 15/30 minutos antes de o evento encerrar, evitará assim filas para os transportes.

Regresse ao hotel e descanse, não se esqueça foi um longo dia de trabalho e merece repousar.
Aproveite para rever as suas notas e faça um breve relatório da visita e dos seus resultados, anote dúvidas, aspectos que lhe merecem relevância, organize a sua base de dados com os contatos que efectuou, relacione estes com as informações que obteve para evitar confusões no futuro, prepare e reveja a agenda do dia seguinte.

Relaxe e caso tenha um jantar ou um evento pós-feira não falte pois permitir-lhe-á num ambiente extra feira relacionar-se e reforçar contatos e também divertir-se um pouco, no entanto seja comedido, pois provavelmente espera-lhe no dia seguinte um dia de viagem ou de trabalho na feira.

Tito Maiorescu dizia “Tenha cuidado com o dia seguinte ao êxito”. Nesse sentido lembre-se que após o seu regresso do certame tudo pode cair por terra se não fizer um correto follow-up dos contatos e oportunidades geradas.

Após a feira reveja se os seus objectivos foram atingidos, avalie o custo / benefício da sua visita e se a mesma terá um efeito positivo no seu negócio, compare qual o custo e tempo que seria necessário para obter a mesma informação e negócio caso não tivesse visitado a feira.

Planejei agora o que vai fazer com a informação obtida, realize um relatório detalhado da sua visita, organize o material recebido, classifique os contatos por ordem de importância, garanta que irá receber a informação solicitada, agende e confirme as reuniões pós-feira, agradeça as reuniões e envie apresentações da sua empresa, e mantenha-se em contacto periodicamente com todos os contatos gerados durante a feira.

Desenvolva e ponha em prática um plano de acção e recorde que só há três coisas na vida que não voltam atrás, a flecha lançada, a palavra pronunciada e a oportunidade perdida.

Concluindo

As feiras de negócios são sem dúvida a melhor ferramenta de marketing que as empresas tem ao seu dispor, no entanto, se não planejarmos criteriosamente a nossa participação não conseguimos obter o retorno desejado e corremos o risco de transformamos um investimento produtivo em custo desnecessário.

Planejei objetivos e meça resultados e verá que as feiras que visita ou participa serão fundamentais para incrementar os seus negócios e estabelecer relações de longo prazo entre todos.

Boas Feiras e Bons Negócios

*António Manuel Brito, CEM, CMP Consultor Internacional em Marketing e Gestão de Feiras e Eventos [email protected]