Congressos, seminários, palestras e outros tipos de encontros possuem um papel social e educativo, além de serem fundamentais para a promoção de negócios em vários setores da economia.
Sair do mundo real para o virtual tornou-se um desafio para muitas empresas. E não basta tentar repetir a fórmula do evento presencial no mundo digital, é preciso se adaptar e ter um diferencial para ganhar destaque.
É o que defende Daniel Fiuza, gerente de criação e marca da NürnbergMesse Brasil, uma das maiores promotoras de eventos do mundo.
Confira abaixo algumas dicas de como criar um evento de sucesso:
1 – Comece pelo fim
Mais do que conteúdo ou negócios, o seu evento digital também deve proporcionar experiência. Por isso, desenhe como seria o seu produto ideal, tudo o que deseja entregar à audiência e todas as atrações. Idealize desde o momento em que o visitante faz a inscrição até a dinâmica no dia D!
Faça também uma lista do que é essencial e depois outra com tudo o que achar interessante, mas que pode deixar para a próxima. “Essa listagem vai te dar um norte para fazer o orçamento dentro das suas expectativas e possibilidades”, afirma Fiuza. Ah, lembre-se que quanto mais simples e fluida for a experiência, mais o público tende a contribuir.
2 – Mão na massa e parte técnica
Essa etapa merece atenção especial e cuidado, pois vai determinar a qualidade do seu evento. Por isso, deve receber maior parte do investimento. Nada de palestrantes travados, imagens congeladas e áudio ruim.
Confira e teste todos os equipamentos que serão utilizados no evento, assim como o áudio e a imagem dos palestrantes, inclusive no dia da estreia. Cuidado nunca é demais! A internet de seus convidados também precisa ser de qualidade. Uma solução eficaz e barata para não ter oscilação de sinal é utilizar cabos ao invés do Wi-fi. Sabemos que imprevistos ocorrem, mas é preciso ser precavido e também ter flexibilidade para “tapar algum buraco” na grade. Caso tenha um orçamento compatível, utilize um estúdio para maior segurança técnica.
3 – Match
Tenha clareza do público de seu evento. Quem é ele, quais as atividades e interesses, etc. “Essas respostas vão ajudar, por exemplo, a definir dia e local de realização, bem como o melhor canal para atraí-los”, explica o especialista da NürnbergMesse Brasil. Utilize redes sociais e pesquisas para ajudar a identificar os hábitos dos participantes e assim construir um evento mais assertivo.
4 – Conteúdo
Agora que já conhece melhor seu público, é hora de correr atrás do que você vai apresentar. Pesquise os temas mais debatidos no momento, as fontes de referências naqueles assuntos e as tendências de mercado.
Claro que patrocínio é uma forma de tornar o evento viável, mas tenha cuidado ao vender palestras. Temas muito comerciais tendem a afastar o público. Converse com o patrocinador e descubra uma forma de tornar aquele assunto mais rico e atrativo. Eventos muito longos também devem ser evitados.
5 – Conversão de Leads
Aqui é o momento que você construirá o banco de dados com todas as pessoas que se inscreveram para o seu evento. Mas, para que sua conversão seja um sucesso, é preciso tomar alguns cuidados.
Não faça formulários longos! O número de abandono de página é altíssimo nesses casos. Priorize dados essenciais, como e-mail, telefone, empresa e o que mais achar imprescindível para o seu negócio. Quanto menos perguntas e mais ágil for, maior a taxa de sucesso.
É importante lembrar também que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor. Por isso, respeite todos os requisitos na hora da inscrição. O cliente precisa autorizar a utilização dos dados e envios de comunicações futuras.
6 – Comunicação na medida certa
Nem tão pouco e nem demais. Esse é o lema para a comunicação. Você deve manter seu público aquecido depois da inscrição, dar pequenos spoilers e chamadas para o grande dia. Mas cuidado para não sobrecarregar sua base. Ninguém gosta da caixa de entrada lotada de e-mails. Também chamamos atenção para a linguagem deste material e, principalmente, para o conteúdo. Você deve usar o tom de acordo com cada público. São executivos? Estudantes? Lembre-se do seu público-alvo na hora de desenvolver o texto.
Da mesma forma, ninguém gosta de se inscrever em uma atividade e não receber uma confirmação. Por isso, comunique-se com seu cliente, construa um relacionamento e gere engajamento para garantir a presença dele no dia do evento.“Ao longo de 12 anos realizando eventos no Brasil, percebemos que os “lembretes” são muito efetivos e alcançam taxas de abertura acima de 60%!”, afirma Daniel Fiuza. Por isso, envie recados que o evento começa em breve, com dicas de acesso e tudo mais que a pessoa precisará no dia. E-mails até uma hora antes do evento tendem a ser mais vistos.
7 – Servir bem para servir sempre
UFA! Evento entregue, posso relaxar? Não! Aproveite a vivência fresca na memória do público e busque feedbacks através de pesquisas de satisfação.
Este é o melhor momento para identificar pontos fortes e fracos. Pergunte sobre o dia, horário, palestrante, o que mais gostou e o que não agradou tanto assim. Isso é um material riquíssimo para a próxima edição.
Outro ponto importante: não é porque o evento acabou que a comunicação deve ser interrompida. Diminua e muito o ritmo, mas não esqueça que “quem não é visto não é lembrado”.
“Envie e-mails de conteúdo uma vez por mês e faça a roda girar novamente”, conclui o especialista.
