Com a indicação de autorização do Governo do Estado de São Paulo para os eventos “sentados” a partir de 23 julho, o mercado começa a se preparar para a volta dos eventos presenciais. Para garantir a segurança de todos os participantes, os organizadores de eventos precisam estar atentos a uma série de medidas que se adequem aos protocolos estabelecidos pelo governo (você encontra eles em www.portalradar.com.br/coronavirus).
Isso significa um planejamento cuidadoso de todas as partes da experiência, desde a localização e o gerenciamento do espaço físico do local a até a forma como os participantes fazem o check-in, avançam no evento, consomem conteúdo e etc.
Encontre o local certo para seus eventos presenciais
Esqueça o que você sabia sobre os requisitos de espaço. Com a necessidade de distanciamento social, sabemos que a capacidade do local está mudando para obedecer às diretrizes. Ao procurar o espaço perfeito para sediar seu evento, procure um espaço que possa acomodar um grupo muito maior.
Colete informações essenciais do participante
A informação é poderosa e o credenciamento será uma ferramenta para rastrear os participantes antes do check-in. Isso será valioso caso surja uma crise e você precise localizar os participantes. Ao fazer perguntas antes do evento, você terá as informações corretas quando precisar, para que possa tomar decisões rápidas e reduzir os riscos.
Faça perguntas que permitam:
- Identificar endereço dos participantes
- Mantenha um registro dos dados de localização para rastreamento de contatos
- Utilize o rastreamento de participantes com crachás RFID para gerenciar áreas sensíveis para funcionários ou participantes de alto risco
Layouts de salas que adotem o distanciamento social
Use as ferramentas para criar layouts de sala que cumpram as diretrizes de distanciamento social. Crie arranjos de assentos que coloquem mais espaço entre os participantes. Em vez de criar layouts de sala com filas tradicionais bem compactadas, espalhe os assentos. Com as ferramentas certas, você pode projetar facilmente seu evento para acomodar as diretrizes de distanciamento social e segurança e garantir que você tenha as capacidades corretas de participantes para cada espaço. Ao desenhar o layout, já mapeie onde você colocará as estações de higienização das mãos, estações de máscara e etc.
Oferecer impressão de check-in e crachá de evento sem contato físico
Evite o contato entre os participantes e a equipe durante o check-in. Com o uso de um QRcode os participantes podem fazer check-in e imprimir seu crachá sem tocar em nenhuma tela. Dessa forma, você pode minimizar o contato e manter os participantes e a equipe saudáveis.
Gerenciar a capacidade da sala e da sessão
Controlar a participação na sessão é um dos principais métodos que você pode usar para gerenciar o distanciamento seguro para os participantes cumprirem as diretrizes. Defina capacidades estritas da sessão para garantir que apenas que o número mais seguro de participantes possa se registrar em cada sessão.
Comunicação rápida e fácil com os participantes
Um aplicativo de evento móvel é uma excelente ferramenta para se comunicar com os participantes de maneira rápida e eficiente. Os participantes podem usar um aplicativo móvel do evento para receber todas as informações, comunicações, notificações e conteúdo relevantes de todo o evento. Quando se trata de networking, um aplicativo de evento móvel facilita as conexões entre os participantes, permitindo que eles mantenham distância através do compartilhamento de informações sem o contato físico.
Facilite, com segurança, as reuniões de negócios
Para gerenciar a capacidade e o tempo das interações dos participantes, considere usar compromissos pré-agendados. Permita que os participantes ou planejadores agendem reuniões antes ou durante o evento para maximizar as interações face-to-face. Os participantes também não precisam estar físicamente no local. Os participantes virtuais também podem agendar compromissos.
Mantenha-se informado e pronto para se adaptar
Conforme as diretrizes e os regulamentos mudam, mantenha-se bem informado. É difícil dizer qual é o futuro. Essas práticas recomendadas são um começo, mas mudarão com o tempo. A melhor coisa que os planejadores de reuniões e eventos podem fazer é educar-se e ser flexíveis. Adote a tecnologia para tornar suas reuniões e eventos melhores do que nunca.
Fonte: Cvent
