O período de afastamento social fez com que todos mergulhassem de cabeça no mundo digital. Durante este período, é grande a probabilidade de ter tido contato com algum tipo de evento virtual – seja ele um webinar, painel de discussão ou até mesmo aquele happy hour com amigos e/ou família.
Mas o que realmente torna um evento virtual um sucesso? Aqui vão algumas informações úteis a ter em vista.
Construindo uma agenda
Ao criar sua agenda, certifique-se de levar em consideração muitas pausas e intervalos para as pessoas se alimentarem, olhar seus e-mails de trabalho, bem como se relacionarem (nas plataformas que permitirem esta interação). Estudos mostram que 90 minutos é quantidade máxima de tempo que alguém pode participar virtualmente sem interrupção. Outro fator importante a considerar ao criar sua agenda virtual é se o seu conteúdo será ou não transmitido ao vivo ou pré-gravado e reproduzido posteriormente. Outra opção é transmitir ao vivo e, com as perguntas que não puderem ser respondidas na hora, produzir um novo conteúdo gravado e distribuir o mesmo através de canais digitais.
Geralmente custa mais para transmitir ao vivo do que carregar algo para consumo sob demanda, portanto, você terá que avaliar os prós e os contras de cada opção. Todos esses fatores levam ao próximo ponto: escolher uma plataforma de tecnologia.
Encontre as ferramentas que funcionam para você
Como nos eventos ao vivo, a tecnologia é um dos aspectos mais importantes de um evento virtual. Existem opções grátis e também mais sofisticadas. Zoom, GoToWebinar e Microsoft Teams são alguns dos exemplos. Para o começo, que tal testar o engajamento e como você se sai na frente da câmera usando as opções de live do Instagram, Facebook ou Linkedin? No exterior, uma plataforma interessante é a OnlineEvent, da Freeman, que permite uma mistura de conteúdo ao vivo e pré-gravado, várias sessões intermitentes simultâneas e um espaço para os patrocinadores do evento mostrarem seus produtos e serviços.
Na hora de escolher, tenha a certeza que tudo sairá como planejado – mesmo sempre estando a mercê da conectividade de palestrantes e público. A pior coisa que pode acontecer são os participantes com problemas técnicos e sem saber a quem pedir ajuda.
Engajamento
As distrações com as quais você está competindo em um ambiente de evento virtual são diferentes de tudo o que os planejadores de eventos estão acostumados: telefonemas e e-mails, mídias sociais, familiares – um mundo de coisas. É por isso que é absolutamente crucial projetar pontos de engajamento ao longo de cada sessão. Os palestrantes devem ser treinados antes da transmissão ao vivo para garantir que eles tenham pesquisas de audiência, locais para perguntas e respostas com a audiência virtual e até breves questionários. Outra opção é fazer com que os membros da plateia façam uma planilha ou criem algo durante a sessão.
Uma ótima regra é ter uma pequena atividade de envolvimento do público a cada 10 minutos. Outro conselho é sempre ter um moderador ou apresentador que possa interagir com o orador e atrair o público para a sessão através de conversas e perguntas e respostas. Outra parte importante do engajamento é a capacidade de permitir que os participantes se conectem não apenas aos palestrantes, mas também entre si.
Os eventos virtuais substituirão as reuniões presenciais? A resposta curta é não. Os seres humanos são criaturas naturalmente sociais, e nada no mundo virtual substitui o face-to-face. No entanto, veremos o surgimento do evento híbrido ou conteúdo virtual suplementar. Portanto, é hora de ir se acostumando.
Fonte: Venture Beat
