Como realizar eventos de sucesso, que mesmo depois de encerrados, ainda farão parte das lembranças de quem esteve presente?
De acordo com Rogério Fernandez, fundador e CEO da Showdesign, o primeiro passo é estabelecer a real intenção.
“Quando você tem clareza sobre a intenção, começa a ficar mais fácil desenhar. O foco é o lançamento de um produto ou de uma marca? É uma premiação? Uma confraternização? Um treinamento? Depois de responder a todas essas questões, pode começar o planejamento que vai indicar os setores corretos onde gastar ou não”, explica.
O especialista afirma que a maioria das pessoas não têm clareza sobre a real intenção do evento e incluem muitas coisas sem sentido.
“Após essa definição, é preciso decidir se deseja fazer algo simples, usando apenas o necessário, ou se o objetivo é criar uma experiência e gerar impacto emocional no seu público”, destaca Rogério Fernandez.
Criar experiência é o segundo passo para quem quer algo realmente impactante. Nesse caso, trata-se de estimular os sentidos de quem estará presente para que se torne mais fácil fazer com que as pessoas absorvam o que vai ser apresentado.
“Quando você adiciona experiência faz com que as pessoas dificilmente se esqueçam daqueles momentos e, com isso, elas contam para todo mundo, compartilham nas redes sociais e isso gera recorrência”, afirma.
Estimular os sentidos é trabalhar com algo que encante a visão, o olfato, o tato, o paladar ou a audição.
Além disso, é fundamental pensar no formato e na quantidade de pessoas presentes, se deve ficar em pé ou sentado, se haverá interação ou não.
“Ter essas informações é crucial para evitar problemas, como falta de iluminação na plateia ou até mesmo de algum microfone para interação”, aponta. Pensar no formato é avaliar com cuidado o local, a sonorização e a iluminação.
O fundador da Showdesign reforça que antes de pensar no tamanho ideal é preciso levar em consideração a quantidade de pessoas e o formato.
“Tenha anotado a largura, profundidade e altura do espaço. Se o pé direito do local for muito baixo, talvez não consiga usar projetores”, ressalta.
A sonorização também deve ser considerada um item fundamental, assim como a quantidade de palestrantes e quantos deles irão falar ao mesmo tempo, por exemplo.
“Verificar se os microfones serão estilo bastão ou headset. Dependendo do local, se utilizar microfone sem fio, a interferência pode ser grande e, por isso, é preciso contar com um sistema mais robusto para não ter problemas”, aconselha.
Ainda em relação ao local, o especialista em eventos afirma que é necessário pensar na iluminação.
Existem três tipos: a que ilumina, a que realiza efeitos e as cênicas, cada uma com uma intenção diferente.
“A intenção da que ilumina, por exemplo, é destacar o palestrante e dar um nível bom de fotografia para fotos e vídeos”, avalia.
Finalmente, quem promove um evento de sucesso precisa se atentar à questão do vídeo.
“Nessa categoria nós temos a projeção e o painel de LED. Um dos pontos é a resolução, que depende da distância da qual o público vai ficar desse tipo de transmissão. Quanto mais perto as pessoas estiverem, maior precisa ser a resolução”, alerta.
São muitos os passos necessários para que um evento seja realmente perfeito. Por conta disso, Fernandez sugere que sejam sempre contratadas empresas e fornecedores reconhecidos.
“Vejo muitos profissionais tirando pedido e tratando eventos como apenas mais um e não como único. Pesquise muito bem. Veja depoimentos, peça contatos de clientes satisfeitos, analise demais projetos realizados e olhe as redes sociais. Independentemente de priorizar custo ou qualidade, é preciso ter a certeza de que o seu evento será perfeito”, finaliza.
