IA reduz prazo de organização de eventos e muda dinâmica do setor

Organizar um evento em cerca de 15 dias, em vez de dedicar mais de um mês ao planejamento, já é uma possibilidade para determinadas produções que chegam ao Expo D. Pedro, em Campinas (SP).

O complexo registra crescimento de 20% na demanda por eventos com prazos mais curtos, movimento associado, entre outros fatores, ao uso de ferramentas de inteligência artificial na preparação das atividades.

Segundo Marceli Oliveira, superintendente do Expo D. Pedro, alguns clientes já procuram o espaço com datas próximas e boa parte das etapas previamente organizada.

“Tem clientes que já chegam perguntando sobre a agenda com possibilidade de realizar o evento em 15 dias, com o checklist bastante organizado. Dependendo do estilo e do formato, conseguimos viabilizar”, afirma.

A inteligência artificial tem contribuído para acelerar tarefas como análise de orçamentos, pesquisa de fornecedores, organização de planilhas e elaboração de propostas visuais.

Com a automatização de parte dessas atividades, as equipes conseguem dedicar mais tempo à tomada de decisões e à coordenação das diferentes etapas da produção.

O encurtamento dos prazos, entretanto, depende das características de cada projeto. Feiras de negócios, exposições de grande porte e eventos que demandam estruturas especiais exigem planejamento técnico, contratação de fornecedores, autorizações e organização da montagem.

Nessas situações, as ferramentas digitais ajudam a antecipar análises e identificar possíveis obstáculos, mas não eliminam as etapas necessárias para garantir a execução.

Outro campo de aplicação é o desenvolvimento de projetos cenográficos. Com recursos de simulação, organizadores podem visualizar a disposição dos ambientes, testar alternativas de montagem e avaliar a circulação de visitantes antes de iniciar os trabalhos no local.

A possibilidade de identificar ajustes antecipadamente contribui para reduzir incertezas e aprimorar a experiência do público.

“Conseguimos visualizar a operação de forma completa antes da montagem física começar. Isso traz uma segurança enorme para o promotor do evento e para o complexo, pois antecipamos gargalos e refinamos a experiência do visitante”, destaca Marceli.

INFRAESTRUTURA E ATENDIMENTO CONTINUAM DETERMINANTES

Mesmo com a evolução das ferramentas digitais, a realização de eventos em prazos reduzidos continua condicionada à capacidade operacional dos espaços.

Disponibilidade de áreas, logística de carga e descarga, circulação de pessoas e integração entre ambientes para feiras, congressos e encontros corporativos são alguns dos fatores que influenciam a viabilidade de cada produção.

A inteligência artificial também não elimina a necessidade de supervisão especializada, especialmente na verificação de normas técnicas, nos procedimentos de segurança e nas decisões que afetam a operação.

A tecnologia oferece suporte à análise e ao planejamento, mas a interpretação dos resultados e a validação das soluções continuam sob responsabilidade dos profissionais.

Para Marceli Oliveira, o avanço tecnológico deve ser acompanhado pela valorização das relações humanas. “A tecnologia soma e potencializa o que fazemos, mas o setor de eventos é, essencialmente, sobre pessoas”, afirma.

“O acolhimento e o atendimento humanizado são insubstituíveis, pois as experiências precisam ser reais e verdadeiras para que façam sentido para quem nos visita”, completa.

A mudança também pressiona o mercado a investir na capacitação das equipes, que precisam aprender a utilizar as novas ferramentas e avaliar criticamente os resultados produzidos.

Nesse cenário, a competitividade do setor depende não apenas da velocidade de planejamento, mas da capacidade de combinar tecnologia, estrutura e conhecimento profissional para entregar eventos eficientes e experiências relevantes aos participantes.