Potencializando o Orçamento de Eventos com Comunicação e Estratégias Criativas

Por: Laura Meneses – Community Manager do LAMEC by MPI e VP de Membership da MPI Brazil

A gestão de eventos e ativações pode ser um desafio constante, especialmente quando o orçamento parece nunca ser suficiente para todas as ideias e inovações que queremos implementar. Você passa por esse desafio?

Esse foi um dos temas abordados na MPI TV, canal da Meeting Professionals International que abrange temas do momento com Meeting Planners e que trago para nossa pauta deste mês. Com uma abordagem eficiente e criativa é possível maximizar os recursos disponíveis, proporcionar experiências marcantes e atingir os objetivos dos projetos.

Desafios do Gestor de Eventos

Com a chegada de um novo ano os gestores de eventos enfrentam uma série de desafios, incluindo externos (mudanças econômicas, novos cenários, alterações no comportamento da audiência, avanços tecnológicos) e internos (mudança de cultura empresarial, equipe, novos objetivos estratégicos, modelos de negócio, produtos e inovações).

A necessidade de engajamento contínuo e de manter os eventos relevantes e inovadores, exige um bom entendimento destes cenários para planejar ações factíveis no orçamento.

Potencializando o orçamento

Para potencializar ainda mais o orçamento e garantir que os eventos sejam inesquecíveis em 2025, a chave está na comunicação eficaz com sua equipe, parceiros e público. Ampliar o relacionamento com todo o ecossistema é fundamental. Vamos falar de cada um:

Com a equipe:

1. Espaço para Inovação: É importante ter espaço para testar novas ideias e abordagens. Isso pode levar a soluções inovadoras que otimizam o uso do orçamento.
2. Desenvolvimento do time e novas especialidades: O aprendizado constante traz novas visões para os projetos. Um exemplo disso é como a IA e tecnologias podem ser aliadas. Ou mesmo o desenvolvimento comportamental pode mudar a orientação de um time para resultados, ações e processos.

Com parceiros:

3. Conheça o portfólio de serviços e produtos do seu Parceiro: Conhecer mais a fundo os fornecedores é criar alianças mais estratégicas. Além de um bom relacionamento é possível otimizar tempo e recurso, assim os parceiros se tornam uma extensão da sua equipe.
4. Co-brand: Juntar interesses de marcas em um projeto pode ser valioso, não apenas pela divisão dos recursos e investimentos, mas também para aproximar novos públicos e gerar mais alcance.

Com o seu público:

5. Entendimento do Engajamento: Compreender o que realmente engaja seu público é essencial para evitar desperdícios de recursos em ações sem foco para sua audiência. Mantenha-se atualizado e aberto para aprender novas formas de engajar e comunicar para ser cada vez mais assertivo.
6. Público = Embaixador da marca: Já pensou no poder em ter fãs da marca ou de um evento? O olhar para o público como um “embaixador” amplia as oportunidades e gera uma influência positiva para seu evento. Maior alcance e reputação sem muito investimento! Busque por UGC – User Generated Content.

Esperamos que estes tópicos ajudem no seu planejamento e como potencializar o seu orçamento. Antes de finalizar, vou deixar 4 dicas complementares:

• Procure Soluções: Quando encontrar problemas, busque soluções criativas e práticas.
• Ambiente Motivador: Crie um ambiente onde todos se sintam motivados a contribuir.
• Melhorias de Baixo Custo: Seja criativo para encontrar pequenas melhorias que não exijam grandes investimentos.
• Plano de Contingência: Tenha sempre um plano de contingência para lidar com imprevistos.