Por André Kobal Souza Rodrigues
Com mais de 25 anos atuando no mercado de eventos, me considero um profissional experiente. Costumo dizer que sou administrador por formação, mas profissional de eventos por vocação. Atuando a maior parte desse tempo como executivo em agência de eventos, planejando e produzindo junto com parceiros eventos para clientes corporativos e associativos, achei que já tinha visto e vivido de tudo. Engano meu.
Completamos na semana passada um ano de decretação da pandemia pela OMS, e praticamente o mesmo tempo da quase total paralisação do mercado de Eventos presencias no Brasil. Um mercado que reúne mais de 50 diferentes categorias de empresas que atuam em todos os elos da cadeia produtiva de eventos, que emprega mais de 25 milhões de pessoas e que em 2019 movimentou mais de 305 bilhões na economia brasileira, segundo dados divulgados pela ABEOC Brasil – Associação Brasileira de Empresas de Eventos.
O objetivo desse texto não é o de defender o breve retorno dos eventos presenciais, pois isso já está sendo realizado com propriedade pela ABEOC Brasil com o apoio da Estadual São Paulo e de outras estaduais, em conjunto com outras Associações do setor. Os eventos presenciais já poderiam estar acontecendo de forma segura, seguindo os protocolos já estabelecidos junto às Autoridades, como demonstram cases de sucesso envolvendo eventos híbridos realizados no final do ano passado e início desse ano sem nenhum caso relatado de contágio.
A ideia desse Artigo é avaliar em que formato os eventos presenciais deverão retornar e como os organizadores, as empresas e as associações devem se preparar para esse retorno.
Por conta da pandemia e de toda a rápida transformação que se seguiu ao início dela, o ano de 2020 acabou se caracterizando como o ano dos eventos virtuais. Os organizadores e promotores de eventos responderam de forma rápida aos desafios do mercado, e com o apoio das empresas de tecnologia, conseguiram realizar dezenas de Eventos corporativos e Congressos associativos, notadamente no segundo semestre.
É certo também que esse formato de evento representou a principal alternativa para que se evitasse que todo um Calendário anual de eventos fosse cancelado e/ou adiado para 2021.
Apoiamos o primeiro Congresso virtual da área médica ainda em julho do ano passado, utilizando uma plataforma interativa em formato 3D, com credenciamento, exposição com estandes, auditórios simultâneos para transmissão de conteúdo, área de apresentação de trabalhos científicos e rastreabilidade, tudo integrado. A experiência com os Congressos e eventos realizados no segundo semestre foi positiva. A expansão para novos públicos que não participavam do presencial por diversas razões, uma programação / grade científica robusta dada à maior disponibilidade de palestrantes remotos e a acessibilidade fácil por parte dos participantes são três dos muitos aspectos positivos que eu destaco dessa experiência.
Para 2021 o mercado tinha a expectativa de que os eventos presenciais pudessem voltar já no início do ano. Mas as novas variantes do vírus e as aglomerações (principalmente as clandestinas) provocaram uma segunda onda de contágio ainda pior do que a primeira.
Vivemos atualmente o pior momento da pandemia no Brasil. No mercado de eventos, novos adiamentos e cancelamentos infelizmente tem sido noticiados quase diariamente.
O que fazer diante desse cenário?
Minha experiência diz que teremos que continuar a nos apoiar na realização dos eventos virtuais nesse primeiro semestre de 2021, e acelerado o processo de vacinação à partir de abril, partir para a realização de eventos presenciais híbridos no segundo semestre, notadamente no último trimestre do ano.
E à partir desse momento, teremos a oportunidade de aproveitar o melhor dos dois “mundos”, o físico e o digital, ou phygital como alguns chamam.
Pessoalmente não consigo visualizar os eventos presenciais, principalmente os Congressos, retornando à partir desse ano sem uma estratégia específica para o virtual, no chamado evento híbrido, alavancando a audiência de público e aproveitando o aprendizado e todas as tecnologias desenvolvidas nesses últimos 12 meses. Vou além, não enxergo o evento híbrido como um evento com dois públicos, entendo que serão na verdade dois eventos diferentes dentro de um mesmo evento. Terá sucesso o Congresso ou Evento que souber entregar uma experiência especial e diferente para cada um desses “dois eventos”.
No evento físico ou presencial, principalmente enquanto durar a pandemia, o participante terá que se sentir como um convidado VIP. Sua presença terá que ser ao máximo valorizada e sua experiência terá que ser extremamente positiva. Conteúdo, networking e uma boa infraestrutura continuarão sendo fundamentais, e à eles se somarão os cuidados com os protocolos de biossegurança que se tornarão um item obrigatório na planilha dos organizadores.
No evento virtual, ou melhor, na estratégia virtual do evento híbrido, o participante que optar por participar do evento de sua casa, escritório ou consultório (no caso dos Congressos médicos), precisará sentir que o evento foi também planejado pensando nele. A experiência não poderá se resumir à uma simples transmissão de streaming das palestras que estarão acontecendo no evento presencial. Os organizadores, através de estratégias bem definidas, e com o apoio de seus parceiros de tecnologia, deverão permitir que o público do virtual tenha uma experiência positiva e também única, e que possa interagir com os palestrantes e com os demais participantes do evento virtual. Dependendo do design definido para o evento, é desejável que esse público virtual possa interagir também com o público que participará presencialmente do evento, incluindo os Expositores, enriquecendo a experiência para ambos. Para que isso aconteça, o conceito de duas telas será fundamental.
Os organizadores de eventos e seus parceiros de tecnologia terão um desafio adicional no planejamento e na execução dos eventos em 2021 e nos próximos anos, já que estamos falando em controles de acesso simultâneos em dois ambientes diferentes, muitas vezes com atividades diferentes, e talvez até com horários diferentes para cada público. Isso sem falar na necessária adequação à LGPD. E tudo terá que funcionar em perfeita harmonia.
Enquanto durar a pandemia, com altos e baixos nas curvas de contágio, o modelo terá que ser flexível à ponto de permitir que os participantes físicos possam rapidamente migrar para o virtual, e vice-versa, evitando-se assim novas ondas de adiamentos e cancelamentos em momentos críticos como o que estamos vivendo atualmente.
Como procuro sempre ver o copo “meio cheio”, acredito que com o retorno dos eventos presenciais, planejando-se corretamente a inserção do virtual nesse formato híbrido, atingiremos novos públicos e novas dimensões para nossos eventos e para os eventos de nossos clientes. Isso permitirá inclusive que novos eventos sejam criados, já que o avanço da tecnologia permitirá que tenhamos eventos escaláveis e muitas vezes mais segmentados. E as estratégias de Calendário devem sofrer alteração, saindo do modelo tradicional de eventos fixos e periódicos (anual, bienal, etc.) para um Calendário que trabalhe melhor a questão da recorrência, quer com eventos mais constantes, quer com ações pré e pós-evento que mantenham ativo o relacionamento das empresas e Associações com seus Clientes e com suas Comunidades.
*André Kobal Souza Rodrigues é Diretor de Planejamento da ABEOC Brasil – Estadual São Paulo e Diretor de Planejamento na Office Brasil Gestão de Eventos.
